УСЛУГИ ПО БЕЗОПАСНОСТИ И ВНУТРЕННЕМУ КОНТРОЛЮ
Обратный звонок
Главная \ СТАТЬИ \ Статьи о внутреннем контроле и безопасности \ Мошенничество в коммерческом отделе

СТАТЬИ

Шесть мошеннических схем, встречающихся в компаниях 12_0

Как наладить контроль за работой персонала, работающего в отделе продаж, чтобы махинации оказались сведены до минимума? Контроль деятельности коммерческого отдела часто сопровождают мероприятия, направленные на предотвращение совершения мошеннических действий сотрудниками. Существуют распространенные и не столь часто встречающиеся схемы обмана. В этой статье представлено шесть наиболее распространенных мошеннических схем в коммерческих организациях. Получив информацию о них и заметив тревожные сигналы, вы сможете противостоять противоправным действиям персонала, работающего в вашей компании.

Схема 1 Откаты

Существует ошибочное мнение, что откаты может брать исключительно персонал, занимающийся закупками, но и работники отделов продаж также имеют такую возможность. К примеру, ваши товары продаются на рынке с высоким уровнем конкуренции, предполагающим получение заказов на продукцию от конечного потребителя тем, кто в состоянии обеспечить более оперативную поставку. В подобной ситуации, контрагент, внесший оплату, получает уверенность, что в случае срочных заказов, пришедшихся на одно и то же время, его фирма будет в приоритете. Менеджеры, занимающиеся продажами, также берут откаты за предоставление посредническим организациям рассрочки на длительный срок, удержание цен на фиксированном уровне либо предоставление скидки в большем размере, если сравнивать с другими фирмами. Довольно часто случается так, что в конечном итоге посредническое лицо реализует товар предприятия-производителя по более низкой стоимости, чем непосредственно изготовитель.

Рассмотрим эту ситуацию на примере компании, занимающейся производством крепежных изделий. За два года, считая с момента начала работы нового руководителя отдела, ответственного за сбыт, лидером по количеству закупок стал посредник, приведенный новым начальником как клиент с прошлого места службы. Так как посредник делал большие закупки, товары ему отпускали по скидке в размере 30-35% от начальной стоимости в зависимости от вида продукции, что давало ему возможность реализовать приобретенную продукцию с 10% скидкой от стоимости изготовителя. Помимо этого, руководитель на всех собраниях в первую очередь защищал интересы этого заказчика. В ходе проверки выяснилось, что это делалось на условии дележки части дохода клиента.

Для обнаружения откатов, следует, прежде всего, выполнить детальный анализ отношений между персоналом предприятия и контрагентами, и сравнить расценки с прайсом, удостовериться в обоснованности предоставляемых скидок. Важно также сравнить цены на одну и ту же товарную позицию для разных заказчиков. Если в вашей фирме есть утвержденный прайс на реализуемый товар и скидочные программы, то сложностей с проверкой не будет. В иной ситуации, определить нарушения окажется труднее, но это реально. Если одинаковую продукцию у вас приобретают разные заказчики, сравните цены для каждого в отдельности. Но здесь следует принимать во внимание два момента:

- если определенный вид продукции реализует исключительно один сотрудник и цена у всех заказчиков идентичная, это не говорит о том, что отката нет. Если стоимость обычная, то все законно. Если цены для клиентов снижаются (при отсутствии скидочной программы), это является основанием для более детального расследования.

- если клиентам данного товара предоставляется идентичная скидка, удостоверьтесь, что между ними нет связи. Вероятно, что конечные покупатели на самом деле одно лицо, это возможно, даже если у них нет корпоративных связей. Выяснить это можно следующим образом: если от лица разных предприятий с вашим сотрудником контактирует один человек, это означает, что между фирмами-заказчиками есть связь. Зачастую подобные сведения легко узнать, нужно просто обратить на это более пристальное внимание.

Как правило, у менеджеров, ответственных за продажи, есть перечень клиентов, в списке напротив каждого заказчика указывается контактное лицо. Подобные списки, в большинстве случаев находятся в открытом доступе, детально изучив их, вы, скорее всего, узнаете, то, что вас интересует.

Но, чтобы в будущем не возникало проблем и в целях облегчения проверок, утвердите в организации прайс и скидочную программу.

Тревожные признаки:

Отдельным заказчикам предоставляются преимущества без веских на то оснований: более низкая цена, оплата на выгодных условиях (длительная рассрочка, отсутствие процентов).

Часть покупателей выказывает недовольство регулярными задержками доставки, в то же время другие клиенты, подавшие заказ в более поздние сроки, всегда получают товар вовремя.

Менеджер, ответственный за сбыт, слишком тесно контактирует с определенным контрагентом и ставит его интересы в приоритет, вредя тем самым собственной фирме.

Сотрудник живет на широкую ногу, тратя суммы в разы больше, чем его зарплата (доходы значительно меньше расходов).

Можно провести аналогию с чипсами. Если вы придерживаетесь здорового питания, то вам трудно будет решиться испробовать чипсы. Но попробовав всего один ломтик, вы прикончите всю пачку. Этот пример наглядно демонстрирует случаи с мошенничеством. Впервые нарушить закон трудно, но первый раз, мошенник- дебютант  вероятно потребует откат в небольшом размере. Если все пройдет удачно, он пойдёт на этот шаг снова. Провернув дело повторно, уже «матёрый» продавец увеличит размер отката и станет делать подобное все чаще. И если наглядно  виде графика представить расценки и закупочные объемы продукции, за которые он ответственен, вероятно будет видно, что или расценки, или закупочные объемы увеличиваются со временем. Опытные безопасники говорят, что с момента правонарушения до выявления этого факта проходит порядка двух лет. Если откат был единичным и небольшого размера, это может никогда не выясниться. Но регулярные махинации нетрудно обнаружить при помощи подобных графиков.

Схема 2 Использование посреднических фирм

Использование посреднических предприятий, находящихся под контролем настоящих либо бывших работников фирмы-жертвы – это наиболее часто встречающаяся откатная схема.

В большинстве случаев принцип таков: между изготовителем и конечным заказчиком возникает посредническое лицо, накапливающее разницу между расценками изготовителя и конечного клиента.

В одной из компаний проверка выявила ситуацию, когда посредническое лицо, оказывало влияние на сотрудников фирмы, накручивая до 100% выгоды на детали, т.е. в два раза поднимая стоимость реализации конечному потребителю, если сравнивать с закупкой.

Подобная мошенническая схема может функционировать по-разному. К примеру, имел место случай, когда начальник российского представительства зарубежной фирмы реализовывал с большими скидками обивку для предметов интерьера, изготавливаемую зарубежным предприятием, компании, зарегистрированной на себя. Большой размер скидок объяснялся значительными объемами закупок. Сильно сниженная закупочная цена давала возможность собственной фирме наемного руководителя с успехом конкурировать с российским представительством, где он состоял на службе.

Мошенничество обнаружилось лишь после того, как иностранная фирма сопоставила доходы своих представительств в разных странах и узнала, что рынок, который по всем параметрам должен приносить максимальный доход, в реальности убыточен.

Такими махинациями занимаются не только лица, занимающиеся руководящие должности, но и обычный персонал. К примеру, в одной из компаний руководитель отдела, занимающегося сбытом, организовал собственную фирму, и через нее реализовал некондиционный товар. Когда в компанию обращались клиенты, он говорил, что некондиционная продукция реализуется исключительно через дилера.

Когда дирекция задавала ему вопрос – почему некондиционный товар у них приобретает исключительно один клиент, он говорил больше желающих нет. Именно этим оправдывались и большие скидки, предоставляемые им собственной фирме.

На что следует обратить внимание

На рынке стали активны фирмы, называющие себя официальными поставщиками вашего предприятия, но ваша фирма ни с кем не подписывала таких соглашений.

На рынке есть фирмы, реализующие ваши товары по более низким ценам, чем вы.

В сети возникают липовые сайты, позиционирующие себя как информационные порталы вашей корпорации или использующие в качестве контента информацию, представленную на вашем сайте.

Ряду фирм предоставляются скидки в большем размере, чем другим клиентам.

Один из сегментов или товарных позиций постоянно приносит убытки, учитывая, что рыночная стоимость дает возможность реализовать этот товар и получать от этого прибыль.

Схема 3 Отгрузка товаров подставным фирмам

Известный факт, что в большом количестве фирм премии менеджерам, ответственным за сбыт, начисляются в зависимости от объема реализованной продукции, а не к получению от заказчиков денег. Подобный принцип работы стимулирует сотрудников увеличивать отгрузку, не беспокоясь об оплате продукции. При таком раскладе возможно два варианта развития событий.

Отгрузка выполняется по адресу предприятия, которого в действительности не существует. Если менеджер, ответственный за сбыт, прежде всего, преследует цель получения большой премии за отчетный временной отрезок, он может представить факт отгрузки в отчетности или на реального заказчика, или по адресу фирмы, которой не существует. В отчетности можно увидеть увеличение отгрузок для конкретного предприятия в конце установленного временного отрезка, а потом возвраты от него в будущем.

К примеру, в одной из компаний, специализирующейся на выпуске рыбных продуктов менеджер по сбыту «отгружал» продукцию предприятию, которое называлось «ХХХ», многие могут подумать, что слово зашифровано, потому что оно нецензурное, но именно такое название фирмы-фантома фигурировало в отчетности.

Второй вариант. Отгрузка по адресу собственной фирмы. Если сотрудник, ответственный за сбыт, преследует помимо цели получения премии еще и дополнительную прибавку к заработной плате, он может сделать отгрузку своей фирме или сотрудничающего с ним предприятия для последующей реализации, а доход оставить себе.

В отчетности это может быть представлено как накопление задолженности по определенным организациям за установленный временной промежуток, которая списывается по окончанию срока давности.

Еще один возможный вариант – отгрузка выполняется по адресу собственного предприятия, а в отчетности представляется как отгрузка реальному большому заказчику с крупными объемами продаж. Несколько маленьких операций будет сложно заметить в большом перечне транзакций с данным заказчиком. Проворачивающий подобные дела сотрудник надеется, что каждый последующий денежный взнос от клиента перекроет прошлый, а после этого работник подает заявление на расчет.

В одной из фирм менеджер по сбыту время от времени указывал отгрузку металлических труб, которые предназначались для ЖКХ большой организации, работающей в сфере строительства – постоянному заказчику. А в реальности отгрузка выполнялась по адресу предприятия, которым владел его однокурсник. Так как операции с фирмой, оказывающей строительные услуги, были большими, и отгрузка осуществлялась много раз, продолжительное время никто не обращал внимания на мошенничество.

Такие схемы действенны, если в фирме не выполняются периодические сопоставления задолженности по дебетам с предприятиями-контрагентами.

Настораживающие признаки:

Работник демонстрирует выдающиеся показатели в реализации продукции, работает настолько хорошо, что это кажется неправдоподобным.

Много старых задолженностей по фирмам, за работу с которыми ответственен определенный менеджер по сбыту.

Большое количество отгрузок по адресу одних и тех же предприятий к концу отчетного временного отрезка.

Много возвратов продукции по определенным фирмам в последующих временных отрезках в отчетности.

Предприятие-контрагент не может подтвердить количество остатков по сведениям вашей отчетности и отказывается признать акт определенного количества отгрузок, выполненных по его адресу.

Схема 4 Мошенничество с пересортицей

Если фирма реализует широкий перечень товаров, а менеджер, ответственный за сбыт, обладает доступом к данным складов (к примеру, в точках розничной реализации товаров), может воспользоваться такой схемой мошенничества: отгрузить заказчику продукцию, которая стоит дешевле, по стоимости дорогой, а в отчетности указать реализацию дорогой продукции, оставив разницу себе. Подобную схему можно использовать, если продукция по более низкой и по более высокой стоимости почти не отличается по параметрам и заказчик этого не заметит. Если реализация не розничная, а оптовая, менеджеру, вероятно, придется договариваться с сотрудником склада, оформляющего отгрузку нужно товарной позиции.

К примеру, при установке на предприятии системы видеонаблюдения, руководитель коммерческого отдела компаний, оказывающей услуги по установке видеооборудования может предпринять попытку «впарить» камеры подешевле под видом дорогостоящего оборудования. Это вполне возможно, ведь по внешнему виду устройства почти не имеют отличий, различаются только название, ну и функциональные возможности, но последнее станет заметно уже в процессе эксплуатации, когда оборудование будет уже установлено. При наличии сомнений, чтобы избежать обмана, рекомендуется консультироваться с независимыми специалистами.

Поводы насторожиться

Инвентаризация периодически выявляется пересортица, при этом на складе не хватает именно самой дорогостоящей продукции.

При обращениях покупателей за ремонтом товаров, находящихся на гарантии, выясняется, что товар совсем не тот, который обозначен в документах.

Вот одна из наглядных историй: топ-менеджеру крупной фирмы, занимающейся реализацией детских игрушек, выдвинули обвинение в хищении конструкторов на общую сумму в несколько тысяч долларов. В точках, где реализовывались товары, менеджер менял ценники со штрих кодом, приклеивая цены с более дешевых игрушек к более дорогим. Один из товаров, стоивший 150 долларов обошелся ему в 50. Менеджер-мошенник перепродавал украденные игрушки.

Схема 5 Использование сырья компании-работодателя для своей фирмы

В большинстве случаев махинации в коммерческой деятельности начинаются с небольшого мошенничества: персонал пользуется интернетом на рабочем месте в личных интересах, распечатывают на рабочем принтере личные бумаги. Как правило, работодатели игнорируют подобные нарушения, ведь больших убытков компании они не приносят. Но если сотрудники начинают пользоваться трудовыми ресурсами в больших масштабах, пора принимать меры. Если сотрудник пользуется сырьем предприятия для развития своего дела, находясь под кровом компании-работодателя, он наносит двойной ущерб.

Увеличивается объем расходов, не связанных с производственной деятельностью, т.е. тех, что не приносят прибыли предприятию.

Работник тратит время, отводящееся на работу не по прямому назначению, снижается его трудовая производительность и сокращается объем прибыли, которую могла бы получить фирма.

Настораживающие моменты:

Персонал много трудится, а материальная отдача от его труда небольшая.

Работники долго находятся за пределами офиса во время работы (при условии, что должность подразумевает постоянное нахождение в офисе).

Резкое увеличение расходов определенного работника на интернет.

Схема 6 Переманивание заказчиков в собственную фирму.

Данной схемой пользуется как рядовой персонал, так и наемные сотрудники, занимающие ведущие должности. Вместо привлечения потребителей в фирму-работодателя, сотрудник, ответственный за сбыт создает свою фирму и перенаправляет всех либо долю заказчиков, заманивая сервисом на более оптимальных условиях, к примеру, предлагая бесплатное обслуживание. В большинстве случаев данная схема применяется в сферах, ориентированных на предоставление услуг или осуществления определенных работ. К наиболее уязвимым в этом плане сферам относится IT. Данную мошенническую схему комбинируют с применением сырья работодателя в целях развития своей фирмы. Отличие заключается в том, что работник может применять материалы компании-работодателя для занятия коммерческой деятельностью, не имеющей никакой связи со спецификой деятельности фирмы-работодателя. Если переманиваются заказчики - работник занимается той же деятельностью, что и фирма, в которой он работает.

Если деятельность фирмы-работодателя ориентирована на реализацию товаров, а не выполнение работ или оказание услуг, данная схема может комбинироваться со схемой применения посредников, когда товары работодателя реализуются посредническим лицам по сниженной стоимости, а конечному потребителю по рыночной цене.

Но имели место ситуации, когда работники фирмы-жертвы организовывали свой бизнес и через свою фирму реализовывали товары, которые были украдены у компании-работодателя. Учитывая, что украденный товар собственникам специально создаваемых предприятий не стоит никаких денег, то и реализовать они его могли по более низкой стоимости и именно этим завлекали клиентов.

Поводы насторожиться

Уменьшение объема реализации продукции в сравнении с прошедшими временными отрезками, не обусловленное объективными причинами, к примеру, экономическим кризисом.

Внезапный отказ от закупок со стороны постоянных заказчиков.

Присутствие на рынке фирм, реализующих ваши товары по более низкой стоимости.

Контроль безопасности работы коммерческого отдела

Существует несколько способов, позволяющих свести случаи мошенничества до минимума.

Поговорите с персоналом и разъясните правила работы.

Подавляющая часть сотрудников, которые вовлечены в мошеннические схемы, не осознают, что занимаются воровством, ведь факты прямого хищения денег отсутствуют. Многие искренне считают, раз я не краду деньги, значит я не вор. Учтите, что большая часть мошеннических действий основывается на обмане, который не имеет прямой связи с наличными денежными средствами.

Врать становится легче, когда мы немного абстрагируемся от наличных денежных средств. Помимо этого, часть работников идут на противоправные деяния потому, что никто не разъяснил им, что это нехорошо. Если так делают все, это означает, что все в порядке. А уж если подобные деяния совершают сами начальники, то в этом наверняка нет ничего отрицательного.

К примеру, наше общество относится к откатам весьма противоречиво, от абсолютного отвержения до «выживать как-то надо». Говоря об этой разновидности махинаций, далеко не всегда ясно, что именно считается откатом. В ряде фирм для персонала действует запрет на принятие презентов от контрагентов, помимо сувенирной корпоративной продукции с фирменной символикой, денежные средства брать запрещается. В других организациях довольно лояльно относятся к приглашению работников на различные мероприятия, организованные контрагентами, потратившими на это большую сумму, с оплаченной для персонала развлекательной программой.

Встречаются фирмы, где откат воспринимается как премиальные для персонала, и его заработная плата принципиально фиксируется на невысоком уровне («все рано будут иметь место кражи»).

По этой причине нужно, в первую очередь, решить, с чем вы ведете борьбу. Что именно в вашей компании является нормой для персонала, а что неприемлемо? Что вы можете стерпеть, а что посчитаете полным табу?

Определившись, донесите свое решение для персонала, причем изложить его нужно письменно. Только так вы сможете продемонстрировать, что откаты недопустимы.

В этом случае борьбу придется вести исключительно с теми, кто пребывает в сомнениях, что откаты допустимо брать при любых условиях, а таковых немного.

Проинформировав персонал о действиях, которые недопустимы, вы снизите случаи мошенничества до минимального уровня, это показывает практика.

Проводите периодические проверки

Культура вашей фирмы проявляется в действиях персонала, который думает, что за ним никто не следит. Работники, пребывающие в уверенности, что контроль отсутствует и в совершение противоправного деяния они не будут уличены, расслабляются и получают возможность пойти на противоправные действия, ведь этому благоволят сложившиеся обстоятельства.

Принимая во внимание этот момент, не давайте достойным сотрудникам проявить себя с негативной стороны: осуществляйте контроль за их деятельностью, выполняйте проверки (они могут быть запланированными либо внезапными), чтобы персонал не расслаблялся.

Решите, каким будет наказание за противоправные деяния. Если в ходе проверок будут обнаружены нарушения, имеющие место в результате преднамеренных действий, не игнорируйте подобное. Это основной принцип контроля безопасности работы коммерческого отдела. Если персонал поймет, что за правонарушение будет наказание – возможно публичное разбирательство, лишение премии, увольнение (в зависимости от тяжести правонарушения), работники станут хорошо обдумывать стоит ли переходить границы дозволенного.

 

Наши контакты
Наш юридический адрес:
г.Нижний Новгород, ул.Родионова, д.20
г. Москва, БЦ Neo geo ул. Бутлерова д.17 (ст.м. Калужская)