В этой части мы разберем вопросы трудовой дисциплины в коллективе и инструменты для ее контроля. Известно, что если вы какой-то параметр не контролируете, не замеряете, то вы им и не управляете. Следовательно, если трудовая дисциплина в компании отдана на откуп самим сотрудникам и в компании не ведется контроль за расходом рабочего времени, то сотрудники по своей человеческой натуре склонны злоупотреблять рабочим временем для решения своих личных или не относящихся к бизнесу вопросов...
Посудите сами, если средняя стоимость для компании рабочего часа офисного сотрудника, 
например, менеджера по продажам, составляет от 312 рублей в час, и примерно одна треть рабочего времени в месяц (53 часа) расходуется не на рабочие вопросы, то потери компании от одного сотрудника составляют порядка 16 640 руб. Это впустую потраченные деньги. Представляете, при средней зарплате менеджера по продажам в 50 000 рублей в месяц компания несет затраты 16 640 рублей на каждого менеджера по продажам. Для некоторых компаний это половина стоимости аренды офиса или склада. Вы готовы просто так каждый месяц расставаться с такими суммами?
Исходя из этого, в каждой компании в первую очередь необходимо решить вопрос контроля трудовой дисциплины сотрудников и как можно скорее. Опираясь на наш практический опыт, в большинстве российских компаний трудовая дисциплина вообще никак не контролируется. И сотрудники предоставлены сами себе. У руководителя не хватает времени на контроль вопросов расхода рабочего времени. Выход из этой ситуации есть. Разберем ее по конкретным шагам.
Как мы писали в первой статье, сотрудник, работающий по найму в компании, должен понимать, что руководство компании имеет полное право контролировать его рабочую деятельность. Контролировать время прихода и ухода с работы, время, проведенное за компьютером, и количество выполненного объема трудовых обязанностей. Часть этих параметров заносится сотрудником в CRM систему компании, а вот время, проведенное на рабочем месте, порой не фиксируется никак. Выходом из подобной ситуации является внедрение системы электронного контроля и учета рабочего времени сотрудника по карточке или отпечатку пальца. Именно такие системы четко и однозначно идентифицируют сотрудника, фиксируют время прихода и ухода с рабочего места, а также время обеденного перерыва. Для более чёткой идентификации сотрудника существуют биометрические системы. В подобных системах нельзя подтасовать данные сотрудника, как например, это можно сделать с магнитной картой, потому что сотрудник определяется в системе по одному из своих отпечатков пальцев или по лицу. Современные системы электронного контроля и учета рабочего времени позволяют хранить данные о рабочем графике сотрудников и его соблюдении достаточно большое количество времени, а также передавать через локальную сеть или USB флеш-накопитель в бухгалтерские системы типа 1С данные для начисления зарплаты и депримирования в случае прогулов.
Мы привели пример внедрения лишь одной из систем контроля трудовой дисциплины – системы электронного учета и контроля рабочего времени, но существуют и другие недорогие системы, прекрасно решающие подобные задачи. Мы, как специалисты по кадровой безопасности изучили и успешно внедряем у своих клиентов самые лучшие и проверенные решения. На бесплатной консультации мы делимся своим практическим опытом внедрения и помогаем находить оптимальные варианты.
Еще одной важной задачей при внедрении подобного рода контрольных систем за персоналом в компании является процесс донесения важности данного контроля до сотрудников и ответ на вопрос – «почему меня должны контролировать на рабочем месте». Нашей задачей, как службы безопасности и внутреннего контроля, является не только установить технические или программные методы контроля за трудовой дисциплиной и деятельностью сотрудников, а ещё и объяснить существующее положение вещей, и как эти инструменты влияют и повышают трудовую дисциплину и эффективность самих сотрудников. Порой это не простая задача - грамотно объяснить сотрудникам, что руководитель компании, который делегировал им ответственность, имеет полное право видеть и слышать, что делает в течение дня оплачиваемый сотрудник, который находится на своем рабочем месте.
Грамотный специалист «безопасник», и в частности наши сотрудники службы безопасности, которые решают вопросы и задачи обеспечения безопасности в бизнесе клиентов в виде закреплённых сотрудников на предприятии, очень доходчиво и понятно могут донести и объяснять любому сотруднику компании важность этих систем. Наши сотрудники умеют производить мягкое внедрение подобный контролирующей техники. А какое именно техническое решение стоит внедрять, мы решаем совместно с собственником или руководителем компании.
Сейчас спектр решений по контролю трудовой дисциплины достаточно широк. Большинство из них имеют не высокую стоимость, по сравнению с эффективностью, которую с их помощью получает компания. Сроки внедрения подобных систем составляют порядка месяца. Уже через месяц сотрудники привыкают отмечаться в системе при каждом своем перемещении в рабочее время.
В рамках нашего консалтинга и внедрения систем внутреннего и владельческого контроля в компаниях малого и среднего бизнеса наши специалисты разрабатывают законченные решения по контролю за трудовой дисциплиной, исходя из специфики работы в бизнесе клиента. Вы можете довериться нашим специалистам во внедрении подобных биометрических систем и уже через месяц получить экономическую выгоду от большего количества рабочего времени, которое сотрудники проводят в офисе за звонками и переговорами.
В следующей статье мы продолжим разговор об инструментах кадровой политики и контроля за действиями сотрудников. Речь пойдет о системах записи телефонных переговоров.
Владимир Кирьяков.